Edición colaborativa con Google Docs

La utilización de una suite ofimática tradicional para elaborar documentos, y su posterior intercambio y modificación como archivo adjunto a un e-mail entre los coautores conlleva una serie de problemas, como pueden ser la existencia de varias versiones del documento, generando incertidumbre acerca de cuáles son las últimas modificaciones e incrementando el esfuerzo necesario para la redacción y maqueta definitiva, o problemas de compatibilidad entre sistemas operativos y/o versiones de software; tiempos de espera hasta que el resto de coautores revisan el documento; riesgo de pérdida del documento por fallos humanos, de software o hardware…

Una alternativa es la edición mediante herramientas web específicamente diseñadas para el uso por parte de varios autores, como Google Docs.

Entre las numerosas ventajas de Google Docs:

  • Es gratuito.
  • La interfaz es similar a otras suites ofimáticas, por lo que no precisa entrenamiento previo.
  • Aplicaciones siempre actualizadas.
  • Compatibilidad con los formatos de archivo más comunes, como DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc.
  • Accesibilidad desde cualquier equipo con conexión a Internet y un navegador estándar, sin necesidad de descarga ni dependencia de dispositivos de almacenamiento
  • No hay que preocuparse por la versión del documento, o por el sistema operativo, porque la herramienta permite que los usuarios trabajen de forma conjunta (asincrónica o sincrónica) sobre el mismo documento, guardando la última versión de forma automática.
  • Al mismo tiempo, ofrece la opción de control de cambios e historial de revisiones (Menú Archivo > Ver historial de revisión): Tenemos la posibilidad de comprobar qué ha corregido cada uno de los coeditores del documento, gracias a la barra lateral derecha y a los colores con que se representa a cada participante. Puede resultar muy útil para las sucesivas discusiones y correcciones del contenido.
  • Notificaciones de cambios: Los autores pueden elegir ser avisados de los cambios que se hacen en el documento. El correo electrónico es la opción más común: un mensaje avisa con un enlace al nuevo documento. La mayoría de las aplicaciones de GDocs a menudo soportan RSS, lo que permite a los usuarios recibir notificaciones cuando se realizan cambios.
  • Minimiza el riesgo de contagio de virus informáticos presente en el intercambio de correos electrónicos con archivos adjuntos.

En particular, como herramienta de colaboración online, tiene las siguientes ventajas:

  • Edición multiusuario en tiempo real: varios usuarios pueden ver los documentos y hacer cambios al mismo tiempo. Existen tres opciones de visibilidad:
  1. Privado. Al crear un documento, este es privado y el creador es el único que puede acceder a él y posteriormente, si así lo desea, otorgar acceso a otros usuarios. La opción de compartir se encuentra situada en la esquina superior derecha, permitiendo compartir el documento con otros usuarios, con tres niveles de acceso (Puede editar, puede ver, puede comentar) e incluso transferir la propiedad del documento.
  2. Cualquier usuario que reciba el enlace. Cualquier persona que conozca la URL exacta puede acceder al documento. No es necesario iniciar sesión para acceder al documento.
  3. Público en la web: Aparecería en las búsquedas. Incluye opciones para permitir que todos puedan comentar o que todos puedan editar.
  • Muestra a la derecha qué usuarios están editando y permite iniciar un chat.
  • Permite añadir comentarios al texto.

También hay que conocer sus limitaciones:

  • Necesidad y dependencia de la disponibilidad de conexión a internet.
  • El usuario medio no echará de menos opciones, pero el más especializado comprobará que otras suites tienen algunas de las que carece GDocs. En estos casos, se puede guardar el archivo, utilizándolo para la edición colaborativa y, una vez que se tenga el documento definitivo, pero antes de conseguir la versión final para impresión habrá que maquetarlo en una suite ofimática offline.
  • Límites en la capacidad de almacenamiento gratuito: en el caso de los documentos de texto, los 1.024.000 caracteres, independientemente del número de páginas o el tamaño de fuente. Además, los archivos de documento subidos que se conviertan al formato de Google Docs no pueden superar los 2 MB. Existen opciones de pago para incrementar la capacidad de almacenamiento que Google ofrece gratuitamente.
  • Límites en el uso compartido: Puedes compartir un documento o un archivo explícitamente con 200 lectores y editores combinados, o bien puedes cambiar la opción de visibilidad para poner el documento a disposición de cualquier usuario. Un total de 50 usuarios pueden modificar y ver una hoja de cálculo, un documento o un dibujo. Hasta 10 usuarios pueden modificar y ver una presentación o un documento en la versión antigua de Google Docs.

La aplicación de Google Docs en el ámbito laboral y educativo irá ampliando su implantación y, por consiguiente, acelerando su grado de mejora, y de eso nos aprovecharemos los usuarios, pero también las empresas.

Acerca de vizmaq

Tratamiento de textos profesional.

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