Productividad en el texto (II): vistas en Word

vistas de la ventana documento Word

Algunas vistas de la ventana de documento Word (clic para ampliar).

El programa Word me parece cada semana más sorprendente, porque de entre todos los que lo abrimos a diario no hay ni un 5% de usuarios que lo maneje ni al 50%. Son muy numerosas las opciones que nos ayudan a sacar más tiempo, muchas están ocultas tras laberintos de herramientas, menús y ventanas emergentes, pero otras están al alcance del cursor con sólo abrir el programa, y esas sí deberíamos conocerlas, porque pueden venir muy bien en algunas ocasiones, y no sabemos lo que Word puede hacer por nosotros. Todas las vistas tienen características comunes (mostrar [caracteres] invisibles, activado en el ejemplo), pero otras las hacen especiales.

Repasando, la línea inferior a la izquierda aglutina en pequeños botones las vistas posibles:

Primer botón “vista borrador”: Es como la máquina de escribir pero con papel continuo y en pantalla.

Tercer botón “vista diseño de publicaciones”: muestra el tamaño de los márgenes en la página, y pone color a la mesa de trabajo.

Cuarto botón “vista diseño de impresión”: Junto con la vista borrador, es la más habitual en nuestros monitores.

Quinto botón “vista diseño de bloc de notas”: Ofrece la posibilidad de crear secciones de un documento.

El segundo botón no lo he contado por el momento porque es un desconocido que merece atención: es la vista esquema.

Vista esquema con el desplegable de niveles (clic para ampliar).

Activamos la vista esquema con el segundo botón, en el límite inferior izquierdo. En ese momento el documento muestra una vista completamente diferente de las demás vistas. No es recomendable mandar a imprimir el documento en esta vista, porque no se puede asegurar que vayamos a imprimir lo que se ve en pantalla, algo que sí ocurre en, por ejemplo, la vista “diseño de impresión”.

La vista esquema tiene algunas funcionalidades que para algunos documentos son muy valiosas. En este caso, el texto de la Constitución Española es el ejemplo que he tomado para mostrar la utilidad principal de la vista esquema. El artículo 53 y el artículo 54 pertenecen al nivel 3, y presentan las dos vistas posibles: el 53 está “comprimido” y el 54 está “expandido”. Esta utilidad permite que la información se presente en niveles en esta vista, pudiendo comprobar si la aplicación de los estilos es correcta, si cada epígrafe se encuentra en el nivel que le corresponde, y haciendo más sencillo y preciso el desplazamiento del cursor por el documento y la corrección del mismo. Como se puede observar, conforme se incrementa el nivel, más hacia la derecha aparece. Así, se puede confirmar que el CAPÍTULO QUINTO tiene asignado el nivel 1, De la suspensión de los derechos y libertades el nivel 2, y los artículos ocupan el nivel 3.

Si abrimos el mapa del documento (Menú Ver > Barra lateral > Panel de mapa de documento), veremos el esquema de la información a la izquierda, y todo el documento se nos mostrará como en la imagen, sin que se produzcan cambios no deseados en el texto.

Gracias al mapa del documento podemos ver en poco tiempo si todo está en su sitio y, en este caso, no es así: los estilos no están bien aplicados, hay epígrafes fuera de su nivel… Por suerte, se tarda menos de cinco minutos en corregirlo, y que el documento quede así:

Documento con correcciones (clic para ampliar).

Los botones con las flechas verdes que hay debajo del indicador del nivel facilitan el cambio de un nivel a otro con solo seleccionar en el mapa del documento la línea deseada. Con unos cuantos clics queda todo el documento en orden. Para cambiar a negrita los títulos, se aplica el estilo (Título 1 en este caso), pero con cuidado: si seleccionas todo el nivel estás cambiando lo que contiene, incluido el texto de niveles inferiores. Para este tipo de cambios sí conviene tener desplegado todo el texto. Revisa que los estilos estén bien aplicados y ya está.

¿No te parece interesante? Si todavía no lo ves así, próximamente intentaré que se vea con más claridad la magnitud del descubrimiento de la vista esquema y del mapa del documento.

Acerca de vizmaq

Tratamiento de textos profesional.

  1. Manuela

    Impresionante. Esto sí que es una explicación detallada…
    Gracias por la buena información.

    Saludos desde el campo.

  2. Holas, estaba aqui leyendo El Pais, y me he acordado de escribirte🙂 voy a apuntarme tu blog para ver si le saco mas partido al word. te he puesto mi blog tb arriba o abajo. Te dejo que tengo q seguir leyendo el pais, a ver por donde van los del 15M🙂

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